1. умови складання
2. Правила оформлення

Зміст:

умови складання

При веденні бізнесу, та й в ряді окремих випадків ми даємо кошти в борг. Однак не завжди позичальники виявляються сумлінними, трапляється це з різних причин, але результат один - рахунки не сплачені, заборгованість погашати ніхто не поспішає. Врегулювання конфлікту завжди починається з прохання погасити заборгованість, яка може бути як усною, так і оформленої у вигляді листів. Саме листів, так як ніколи не можна бути впевненими, скільки разів потрібно буде відправити боржнику нагадування. Пощастить, якщо лист про погашення заборгованості буде всього одне. Чіткого його зразка не існує, тому при складанні слід керуватися загальними правилами діловодства.

Прохання погасити заборгованість надсилається боржнику цінним або рекомендованим листом, вручається вона під розписку. Дата отримання нагадування відповідає даті поштової квитанції або датованій підпису позичальника на примірнику претензії. Останній залишається у заявника. Цей документ надалі може бути використаний в суді як доказ спроби мирного врегулювання конфлікту.

Якщо лист направляється в перший раз, то зазвичай воно містить нагадування про наявну заборгованість і прохання її погасити.

У листі можуть бути вказані обставини виникнення боргу (кредитний договір, позика, договір поставки і т. П.) І граничний термін, щоб погасити зобов'язання.

Якщо перший лист дії не здобуло, направляється друге. Такий документ з проханням надсилається на наступний день після закінчення термінів погасити заборгованість. Другий лист містить остаточний термін повернення боргів в добровільному порядку. Якщо реакції на звернення немає, можна спробувати особисто зустрітися з боржником.

Якщо спроба успіхом не увінчалася, позичальнику надсилається третій документ - претензія. Її зразок строго не регламентований законодавством, існує перелік обов'язкових компонентів, які будуть розглянуті трохи нижче. Претензія не можна порівняти з проханням, це жорстка вимога погасити заборгованість. У ній на відміну від попередніх двох листів можуть міститися роз'яснення або уточнення позицій автора про ситуації, що склалася, попередження про застосування санкцій при невиконанні зобов'язань адресатом, вимога про сплату штрафів або відшкодування збитків.

Правила оформлення

Кожен зразок претензії повинен складатися на фірмовому бланку підприємства, завірятися його печаткою і підписом керівника та головного бухгалтера. Обов'язково лист реєструється в вихідної кореспонденції організації, йому присвоюється номер, проставляється дата. Якщо претензія має конкретного виконавця, то на бланку проставляються його ПІБ і контактний номер телефону. Зазвичай дані для зворотного зв'язку містяться в шапці фірмового бланка, якщо на вашому підприємстві це не передбачено, обов'язково потрібно виділити контакти в тексті після викладу претензії. Аналогічно на документі повинні бути вказані ПІБ (назва організації та посадові особи) та адресу одержувача. Претензія містить посилання на офіційний документ, який містить зафіксовані зобов'язання сторін, і обставини їх порушення.

Бажано вказати норми права, які порушив адресат. Закінчується претензія вимогою виконати взяті на себе зобов'язання і переліком санкцій і несприятливих наслідків, які загрожують одержувачеві, якщо він не виконає вимогу. Важливо дотримуватися офіційно-діловий стиль зразка, висловлювати думки послідовно, чітко і ясно, без непотрібних емоцій, жаргонізмів і двозначностей. На таку вимогу одержувач може відповісти:

• згодою з усіма вимогами кредитора;
• відмовою погасити заборгованість;
• не відповісти.

Залежно від реакції позичальника на прохання і претензію формується подальша поведінка кредитора.