1. Наказ про зміну печатки організації
2. Правила оформлення
3. Наказ про затвердження печатки організації
4. Правила оформлення
5. Наказ про використання печатки для документів

У будь-якій організації повинні бути присутніми друку, які мають важливе практичне значення. Деякі з них застосовуються для первинних документів, окремі для первинної документації та навіть для листів. У даній статті ми розглянемо, якими наказами вводяться друку в організації.

З даної статті ви дізнаєтеся:

• Наказ про зміну печатки організації;
• Наказ про затвердження печатки організації;
• Наказ про використання печатки для документів.

Наказ про зміну печатки організації

Нерідко в компанії виникає необхідність замінити стару печатка на нову. При цьому причини можуть бути самими різними. Як правило, заміна друку потрібно в наступних випадках:

• Втрата або крадіжка діючої друку;
• Захист від підробки;
• Зміна реквізитів компанії;
• Зміна назви організації;
• Зміна організаційно-правової форми;
• Знос старої печатки.

Будь-яка з перерахованих вище причин вимагає визнання старої печатки недійсною і введення нової натомість списаної. Однак, щоб ввести в дію нову печатку, необхідно виконати порядок дій, який включає відповідний наказ (правила оформлення розглянемо нижче).

Найпершим дією необхідно скликати збори, за підсумками якого буде складений протокол про необхідність введення в організації нової печатки. В даному протоколі повинна бути вказана причина, по якій потрібна була нова печатка (втрата старої, недійсність і т.д.), а також список осіб, які взяли дане рішення. Після цього необхідно наказ. Як оформити його, ми розглянемо далі.

Правила оформлення

Правила оформлення наказом вик в не мають єдиної форми з приводу наказу про зміну друку, тому він складається у довільній формі. При складанні даного документа слід вказати наступні дані.

1. Причину, через яку потрібно заміна друку (у зв'язку з втратою, зі зміною реквізитів, зі зміною назви компанії і т.д.).
2. Дату (в форматі дд / мм / рр), з якою вступає в дію нова печатку із зазначенням найменування, назви та юридичної адреси організації (при необхідності ці дані дублюються англійською мовою).
3. Пункт, який скасовує дію першої друку з дати введення нової (пункт про визнання недійсною або такою, що втратила силу).
4. Термін, протягом якого буде знищена стара печатка (якщо вона є).
5. Осіб, відповідальних за знищення старого відбитка.
6. Перелік організацій, яких необхідно повідомити про заміну друку.

Правила оформлення наказу зразок

Після всіх перерахованих пунктів наказ повинен бути підписаний керівником організації. Даний документ також повинен містити додаток до наказу (зразок наведено нижче) із затвердженням нового відбитка.

Наказ з додатками зразок

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Також при необхідності в наказі можна перерахувати керівників структурних підрозділів (філій організації), яким слід повідомити про заміну друку.

Наказ про затвердження печатки організації

Наявність друку в організаціях вже не вважається обов'язковим щодо АТ і ТОВ. Підприємства цієї організаційно-правової форми можуть залишити використання печаток на свій розсуд. Відносно решти організацій наявність печатки є обов'язковим. Більш того, якщо АТ або ТОВ планують ввести в дію друк, то необхідно розуміти, про яку саме друку йдеться.

Існує кілька різновидів печаток: основні і допоміжні. До основних печаток відносяться гербові печатки і друку юридичних осіб. Правила оформлення наказу (діловодство) в комерційних організаціях прирівнюють печатку юридичної особи до гербовою, відповідно, вона використовується на документах, що підписуються керівником організації. Незалежно від того, яку печатку організація планує ввести в дію, її необхідно попередньо затвердити наказом керівника.

Для того, щоб затвердити печатка організації, необхідно також зібрати цілий пакет документів, які знадобляться для її виготовлення. Так, попередньо необхідно подати в компанію-виробник документи, необхідні для замовлення виготовлення відбитка. До них відносяться:

• Копії Статуту організації та свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, засвідчені нотаріально;
• Документи, що свідчать про обрання даної особи на посаду керівника організації;
• Документ, в якому прийнято і відображено рішення про виготовлення даної друку.

Слід зазначити, що наявність печатки в акціонерні товариства та товариства з обмеженою відповідальність не є обов'язковим. У зв'язку з цим, якщо ваша компанія відноситься до даних організаціям за своєю організаційно-правовій формі, то наявність печатки та її використання (для яких паперів) має бути закріплено в Статуті організації.

Далі слід оформити відповідні накази, правила оформлення яких ми представимо нижче.

Правила оформлення

Правила оформлення наказів діловодство регламентує тільки щодо реквізитів: зміст документа в кожному випадку визначається окремо. У разі, якщо необхідно затвердити введення в дію нової печатки виданням відповідного наказу, то його зміст повинен бути наступним:

1. Безпосередньо текст наказу ( "Наказую затвердити ескіз друку ...") і повне найменування, назва організації та юридична адреса;
2. Дата, з якої вводиться в дію друк.
3. Для роботи з якими документами вона призначена (не обов'язково).

До даного документу правила оформлення наказів регламентують наявність додатка з твердженням друку.

Також в даному наказі окремим пунктом може міститися інформація про затвердження Положення про порядок використання печаток. При наявності даного пункту правила оформлення наказу на увазі і наступний пункт, згідно з яким необхідно позначити, з якої дати набирає чинності Положення.

Відзначимо, що саме Положенням повинні регулюватися в компанії порядок використання печаток, перелік затверджуються нею документів, термін її дії та порядок знищення. Також доцільно завести в організації журнал печаток і штампів, в якому будуть відображатися всі передачі печаток співробітникам і підстави, за якими здійснювалася видача.

Зразок наказ з додатком

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Наказ про використання печатки для документів

Правила діловодства (оформлення наказу відноситься до їх числа) мають на увазі і наявність наказу про використання печатки для документів в разі, якщо друк (або друку) призначені для певних категорій ділових паперів.

Нагадаємо, перед цим ми вже писали про те, що в організації може бути кілька печаток, і використання кожної регламентується відповідними документами. Так, існують друку, які діють лише в відношенні бухгалтерських документів. Простіше кажучи, використання даної друку на інших документах не становитиме жодної цінності, більш того, даний документ буде вважатися недійсним.

Правила оформлення

Як правило, наказ про використання печатки для документів і наказ про затвердження печатки організації оформляються в один документ, при наявності в наказі пунктів про введення в дію Положення про використання печаток . Саме дане Положення регламентує порядок застосування печаток по відношенню до різних документів, їх зберігання, термін дії, видачу співробітникам і особа, відповідальна за зберігання печатки.

Положення про використання печаток має бути підписана керівником організації. Більш того, на ньому мають бути присутні позначки про ознайомлення відповідальних осіб.

Додаток до наказу оформлення зразок