Приклад сценарію ювілейної зустрічі - СКАЧАТИ

Є в нашому вузі давня традиція - збиратися на ювілейні зустрічі випускників. День випускника в ТУСУРа проводиться щорічно, у другий четвер червня.

Цей факт встановлений ВУЗом, і не треба намагатися перенести дату зустрічі на осінь або на інший час. Зазвичай зустрічаються ті, у кого після закінчення інституту пройшло 5, 10, 15 і далі років. Саме в цей час ВНЗ наповнюється випускниками, і ви з задоволенням зможете зустрітися з випускниками інших факультетів. ВНЗ «нарядно» зустрічає своїх випускників, проводяться офіційні заходи. У перший день зустрічі ви перебуваєте під опікою рідного ВНЗ, кафедр, факультетів. І, не дивлячись на офіційність цієї зустрічі, вона проходить у неформальній дружній атмосфері, повній несподіваних зустрічей і яскравих вражень.

А вже потім, на наступний день, в рамках офіційної програми Дня випускника проходять «Зустрічі за групами». Ось про ці зустрічі, вірніше про їх організації та піде далі мова.

Узагальнивши багаторічний досвід в цій справі, хочемо дати практичні рекомендації по успішному проведенню таких заходів, щоб ви надалі змогли уникнути прикрих накладок і типових помилок.

Дорогий друг! Якщо ти читаєш цю сторінку, то значить, що ти в «наших» рядах, і тобі не байдужа доля таких зустрічей. Засукай рукава і приступи до підготовки зустрічі. З іншого міста ніхто не приїде, і не буде організовувати зустріч. Саме нам, Томич, це доведеться зробити, а саме, прийняти всіх на високому рівні і провести зустріч так, щоб обов'язково було бажання зустрічатися знову.

Бути організатором нелегко, але коли бачиш вдячні очі своїх однокурсників, чуєш сміх і сльози, ти немов, переносишся в безтурботний час студентства. Наче й не було цих минулих років і це твоя група і твій курс.

Про позитивний заряд таких зустрічей скаже кожен, хто хоча б раз побував на цих зустрічах.

Пригадується все: і картопля, і будівельні загони, і відпрацювання в гуртожитку і чергування в ДНД «в кінотеатрі», все те, що незримо пов'язувало нас все студентські роки, аж до парти, на якій ти сидів. Найчастіше з любов'ю згадують рідну кафедру і зі сміхом - військову.

Скільки анекдотів можна почути, смішних і драматичних історій, байок і курйозів про себе та інших, які ти забув. Я, наприклад, сама себе не впізнала на фотографії, а її зберегла моя одногрупниця. Це все можна випускати окремою збіркою «Студент сміється».

Зустрічатися рекомендуємо випуском - це цікавіше і простіше. Простіше організувати, враховуючи, що багато хто з однокурсників тут же на своєму курсі знайшли свої другі половини. Хоча за нашим курсом з 300 осіб набору КТФ закінчили всього 200, список можна зустріти значно розширився. До нас приєднуються навіть ті, які не закінчили вуз або пішли в академічну відпустку.

Не бійтеся того, що ваш курс не був дружним під час навчання, і ви мало спілкувалися з іншими групами. Після декількох годин спілкування випускників - ці страхи проходять. Вас згадають, і ви теж дізнаєтеся знайомі обличчя.

Ми не обмежуємо приїзд подружжя випускника - це завжди показує рівень довіри до нас. Зайвими вони не бувають, найчастіше ми їм пропонуємо «працювати» в журі.

Я не раз чула, що нам, Томич, пощастило, що ми живемо в цьому місті, ходимо по тих самих вулицях, і в будь-який момент можемо відкрити двері рідного вузу, переступити його поріг, протягнути руку викладачеві, на вулиці зустріти свого однокурсника, нехай і на бігу. А всім іншим Томськ тільки сниться.

У нас є традиція - після зустрічі зібратися всім оргкомітетом, подивитися відеофільм, обговорити підсумки і заново пережити ще раз цю зустріч. Всі говорять разом, згадують, перебивають. «Так, ми це зробили! Ми провели незабутню зустріч! ». Я завжди дякую кожному, хто допомагав, виступав, оперативно вирішував безліч питань і справ, для того щоб це зустріч запам'яталася всім, а ми, Томич, виступили самої дружною командою, кращою частиною нашого курсу. Саме в цей час формулюється велика частина рекомендацій для проведення наступної ювілейної зустрічі і з'являються ідеї зустрічей в періоди між ювілеями.

Завжди складно визначити, коли закінчується зустріч. Вона не закінчується 12 або 13 червня, вона плавно переходить в низку маленьких зустрічей. Ми зазвичай проводжаємо майже кожного, хто приїхав. «До скорої зустрічі!» - отстукивают колеса.

Потім, пізніше, в липні-серпні, починають під'їжджати ті, хто не зміг приїхати на зустріч в червні, вони привозять своїх дітей для вступу до ВНЗ і ми знову заново, із задоволенням розповідаємо, як пройшла зустріч, передаючи кожному частинку тепла.

Кожному ми переписуємо диск «Наш курс», в якому зібрано все про курс - від фотографій до весільних запрошень, ділимося фотографіями попередніх зустрічей.

Для нашого курсу КТФ 1984 року випуску зустрічі не закінчуються, і це здорово.

У нас є свій форум в інтернеті, на якому ми спілкуємося і плануємо нову зустріч.

При підготовці зустрічі з числа Томич створюємо оргкомітет. Ми нікого не примушуємо і не змушуємо, у нас кожен сам пропонує свою посильну допомогу. На перше засідання я намагаюся запросити якомога більше Томич. Але не треба збирати всіх, не перетворюйте це в базар. Згадай, з ким тобі було комфортно працювати і вчитися, вони і допоможуть в організації зустрічі, так як це праця, і праця титанічна.

Перше засідання краще провести за півроку до дати, якщо ви жодного разу не збиралися (якщо збиралися - це вже у вас відпрацьовано). На першому засіданні оргкомітету необхідно намітити загальну стратегію і вибрати голови зустрічі і його заступника, вирішити, де проводити зустріч - місце зустрічі (ресторан, база відпочинку, квартира і т.д.). Після цього встановити суму оргвнеску та додаткової спонсорської допомоги.

Постарайтеся заздалегідь (за півроку) зарезервувати місце зустрічі, т.к в цей час зустрічі випускників проводяться не тільки в нашому вузі.

Головою бажано обрати людину, яка багато чим був добре знайомий під час навчання. Тому, коли починаєш обдзвонювати випускників, швидше встановлюється контакт і довіру, якщо ти досить відомий.

Голова повинен бути обов'язково. Саме голова вирішує всі організаційні питання, що виникають в ході зустрічі, і іноді одноголосно приймає рішення. У мене, як у голови оргкомітету, є робочий зошит, де я заношу інформацію про кожного.

Бажано на заступника голови оргкомітету покласти фінансові питання. Він складає кошторис, видає потрібну суму грошей, записує весь розрахунок, веде калькуляцію.

Касир - це та людина, яка буде збирати гроші з Томич і приїжджають під час реєстрації. Гроші з Томич повинні бути зібрані заздалегідь (гроші потрібні на етапі підготовки), так як треба вносити передоплату за ресторан або базу відпочинку, докуповувати продукти на банкет. Цю роботу я завжди вважаю найважчим, так як з оплатою все будуть тягнути до останнього. Але станом на 1 травня гроші з Томич повинні бути зібрані.

На реєстрації обов'язково роздати бейджики зі старими і новими прізвищами, а також книгу з адресами ваших випускників і програму вашої зустрічі, можна і диск, на якому зібрані старі та нові фотографії. Бажано роздати книгу з адресами однокурсників в паперовому варіанті і її ж продублювати на диску. При зустрічі почнуться уточнення друг у друга і перевірка наявної інформації. Адресна книга складається по групах.

Отримати повний список випускників (тих, хто закінчив вуз і отримав диплом державного зразка) можна через асоціацію випускників. Треба звернутися до аудиторії №309 головного корпусу.

Списки на підготовчих зборах треба звірити, тому як зустрічаються помилки і неточності.

Зазвичай в перший четвер лютого в ТУСУРа проходить перше засідання щодо підготовки спільної зустрічі випускників, на якому Подліпенскій В.В. розповість, як в цьому році буде проходити університетський свято, роздасть програму зустрічі. Він запрошує на це засідання тих, чиї телефони у нього є, з ким він добре знайомий. Точних відомостей у нього, хто відповідальний за зустріч від випуску немає. Тому треба заздалегідь з ним зв'язатися і нагадати про вашому курсі.

Там же треба отримати чисті фірмові конверти і лист-виклик на зустріч за підписом ректора (додаток А), підтвердивши, що це офіційний захід. Цей лист випускник показує на своєму підприємстві, щоб його відпустили на зустріч, і оформляє відрядження, якщо домовиться з начальством.

Необхідно в офіційний лист адміністрації ВНЗ вкласти і ваше лист-запрошення, в якому вкажете, хто конкретно, чим займається і куди звертатися по приїзду. Потрібно обов'язково вказати прізвища відповідальних за розселення приїжджих і відповідальних за реєстрацію приїжджають з-за кордону. Цих відповідальних теж треба вибрати заздалегідь. Той, хто буде відповідати за розселення в сім'ї Томич повинен отримати згоду і другої половини сім'ї, щоб не потрапити в халепу. За минулі зустрічі ніхто в готель не влаштовує. Випускники приїжджають спілкуватися і згодні спати хоч на підлозі, хоч на килимку, тільки щоб бути всім разом. Загалом, важко сказати, що люди збираються спати, адже зустріч - це практично суцільний день.

Запрошення бажано придумати заздалегідь і на першому засіданні обговорити.

При підготовці зустрічі необхідно до загального списку однокурсників внести відсутні адреси і до 15 квітня завершити відправку листів.

Ось тут треба підключити всілякі способи і засоби для розшуку випускників, а саме:
- використовувати базу даних асоціації випускників ТУСУРа;
- використовувати базу даних через 09 і різні телефонні довідники;
- дати оголошення в ЗМІ;
- отримати через архів ТУСУРа домашні адреси батьків своїх колишніх студентів, які є в особовій справі;
- соціальні мережі;
- сайти випускників.

Повинен бути єдиний список, в якому необхідно реєструвати дату відправлення листа і отримання згоди випускника на зустріч. Зазвичай дві дівчини справляються з цією роботою і не треба доручати відправку листів кожному.

Підготовлені листи відправляються через канцелярію інституту. Якщо лист повернулося (неправильний адресу або адресат вибув), то його забирає Подліпенскій В.В, у якого необхідно періодично дізнаватися, чи є випадки повернення.

Із загального списку необхідно сформувати два списки: список по групам і список Томич - вони стануть в нагоді вам в роботі.

Щоб інформація про вашому курсі не спотворює, потрібно, щоб одна людина знав про всіх. І це буде голова зустрічі. Саме він розповідає всім присутнім на зустрічі про тих, хто не зміг приїхати і зачитує їх звернення та листи. Після виступу голови, наша зам. декана Белюк Л.В. робить перекличку по групах. Перекличка - це захоплююче і веселий захід. Наш списковий склад звіряється за списками за другий курс, саме їх зберегла зам. декана.

На другому засіданні оргкомітету необхідно розподілити обов'язки, згідно із затвердженою програмою. Намагайтеся врахувати все: і хто буде замовляти меню, купувати продукти, організувати покупку квітів для викладачів, накривати стіл для фуршету, і хто візьме подовжувачі для апаратури і т.д.

У день зустрічі зазвичай проводиться зустріч випускників усіх випусків з ректором в актовому залі, яка триває кілька годин. Тому ми засідання свого випуску переносимо на ранок п'ятниці. Якщо ви проводите зустріч окремо, то заздалегідь через бюро розкладів, необхідно домовитися про аудиторію.

Бажано на дошці оголошень головного корпусу залишити повідомлення, де ваш курс проводить зустріч і яким транспортом можна дістатися з докладним описом всіх поворотів і куди звертатися опоздавшим. Були випадки, що в два-три ночі під'їжджали бажаючі зустрітися з інших міст. І прикро буде їм, якщо вони не зможуть вас знайти.

Після зустрічі в ТУСУРа, є традиція фотографуватися на тлі вузу. Краще заздалегідь запросити професійного фотографа. І хоча кожен має свій фотоапарат, але, покидаючи наші «Сибірські Афіни», випускник повинен мати пам'ятну загальну фотографію.

Необхідно заздалегідь скласти список запрошених викладачів і розподілити, хто запрошує і опікується їх в день зустрічі.

Постарайтеся прикрасити приміщення, де проводитиметься зустріч. На стендах і плакатах ми розміщуємо листи тих, хто не зміг приїхати, студентські, сімейні фотографії.

У нашого курсу є свій гімн і прапор (одного разу виготовили і зберігаємо) і це надає урочистість зустрічі.

З кожним разом Томич намагаються провести зустріч все краще і краще. І чим більше таких зустрічей, тим дружніше працює оргкомітет. На чужих помилках вчимося, уважно вивчаємо досвід старшого випуску (обов'язково цікавимося, як пройшла зустріч в попередній рік).

Наш сценарій зустрічі зазвичай розрахований на 3 дні. І включає в себе здачу домашнього завдання, костюмований бал, спортивні заходи (це футбол між кафедрами або, як 2004 році, між факультетами) і заплив з показовими виступами. Подивіться на фотографії, зустрічами задоволені всі, оргкомітет черговий раз впорався, задавши наступних зустрічей ще більш високий рівень.

На інших сторінках цього сайту наведені сценарії всіх зустрічей КТФ випуску 1984 року, які були організовані мною, і сценарії зустрічей (випуск КТФ 1985), в яких я вже виступала, як «куратор зустрічі».

наверх сторінки