1. Порядок організації виїзної виставки

Організовуючи виїзну виставку, необхідно застрахувати музейні експонати від різних ризиків, включаючи військові дії, вандалізм, стихійні лиха та інше. Страховка повинна оформлятися на весь період проведення виставки і покривати всі ризики

Виставкова діяльність є одним з основних напрямків роботи культурних організацій, включаючи музеї. Організація виїзних виставок вимагає серйозної підготовки.

Тому, щоб уникнути виникнення будь-яких неприємних ситуацій, необхідно ретельно вивчити всі нюанси. Рекомендації, викладені в статті допоможуть подолати труднощі, які можуть виникнути в момент підготовки даного заходу.

Найчастіше пересувні виставки грунтуються на експонатах з музейних колекцій.

Як правило, для цього використовується допоміжний фонд музею. Тобто для їх проведення спеціально виготовляють макети предметів або копії. Як доповнення можуть використовуватися різні інтерактивні елементи.

Такі заходи дозволять уникнути втрати або псування культурних цінностей. Крім цього, в ході знайомства з виставкою відвідувачі зможуть не тільки візуально сприймати представлений матеріал, але і брати предмети в руки, оперувати ними. Це значно підвищує ефективність сприйняття.

Експонування справжніх експонатів можливо лише в тому випадку, якщо їх демонстрація буде проходити в державному або муніципальному музеї.

При цьому установа має бути оснащений системою охоронно-пожежної безпеки та всім необхідним обладнанням.

Приблизний Порядок створення, реорганізації та ліквідації державних музеїв
подивитися / завантажити >>

Оригінали передаються працівнику, на якого покладено персональну відповідальність за тимчасове зберігання предметів і колекцій. Для цього складаються Акти видачі-приймання.

Вони повинні бути підписані сторонами і головним хранителем, а також завірені директором музею. Оформлення даних документів необхідно навіть в тому випадку, якщо матеріал буде демонструватися лише кілька годин.

Рекомендується складати відповідні акти та при організації виїзної виставки з використанням допоміжного фонду. У них вказують не тільки експонат, а й обладнання, яке його супроводжує.

Порядок організації виїзної виставки

Організовуючи виїзні виставки, в першу чергу варто звернути увагу на такі важливі моменти, як:

• укладання договору;
• страхування експонується матеріалу;
• отримання дозволу засновника.

Вся робота, пов'язана з цим заходом, здійснюється в поетапному порядку. На підготовчому етапі необхідно виконати наступні дії:

1. Визначити тему експозиції.
2. Розробити концепцію.
3. Призначити відповідальних.
4. Підібрати необхідний матеріал.
5. Підготувати експлікації і етікетаж.

Тема повинна бути безпосередньо пов'язана з тими предметами і колекціями, які установа планує показувати. Концепцію, як правило, оформляють окремим документом.

У ній позначають цілі виставки, її завдання, технічні вимоги та тематико-експозиційний план.

Що стосується технічних вимог, то з ними можна ознайомитися в Переліку пересувних і обмінних виставок, який розроблений московським Департаментом культури.

Директор музею повинен видати наказ про призначення куратора, який відповідає за проведення даного заходу. Його роль може виконувати науковий співробітник музею.

Крім цього, необхідно підібрати кілька співробітників, які будуть займатися оформленням. Те можуть бути працівники виставкового або фондового відділів .

Разом з куратором вони займаються підбором музейних експонатів, що відповідають темі. Вони повинні провести огляд кожного предмета і дати висновок про можливість його транспортування.

Однак рішення про їх використання для експонування приймає реставраційна рада. Воно оформляється протоколом, який підписується усіма членами ради.

Якщо скликати раду неможливо, варто призначити комісію До її складу повинні входити наукові співробітники установи. Вона має такі ж повноваження, тому має право надати висновок про те, чи підлягає музейний предмет демонстрації.

Важливим моментом є підготовка експлікаций і етікетажа, які повинні повністю відповідати концепції.

Експлікація є короткий текст, який використовується для ознайомлення відвідувачів з виставковим матеріалом. Він може включати:

• історію створення музейного предмета;
• біографічні дані автора;
• цікаві факти, пов'язані з тим чи іншим експонатом та інше.

Розміщується такий текст найчастіше при вході. До кожного експоната необхідно виготовити етикетку, текст якої складається за такою схемою:

Що стосується тематико-експозиційного плану, то він необхідний для того, щоб приймаючі виставку працівники могли правильно розмістити всі експонати. Кожен з предметів повинен мати своє місце.

Це, як правило, допомагає сприймати виставковий матеріал , Як єдине ціле.

Наступним етапом є укладення договору з установою, на базі якого буде проводитися виїзна виставка музею.

В даному документі повинні бути прописані умови надання музейних предметів і колекцій у тимчасове зберігання:

• терміни, на які передаються експонати;
• тривалість експонування виставкового матеріалу;
• умови демонстрування і транспортування;
• технічні характеристики приміщення, яке використовується для експозиції, і мікроклімату;
• зобов'язання кожної сторони;
• відповідальність;
• фарс-мажор.

Також в ньому необхідно означити, хто буде оплачувати страховку.

Після укладення договору про забезпечення умов тимчасового зберігання всі предмети і колекції, які будуть виставлятися, необхідно застрахувати.

Якщо цінності основного фонду включені до складу Музейного фонду РФ, то їх страхування є обов'язковим. При цьому місце проведення виїзної виставки не має значення.

Дана процедура повинна здійснюватися відповідно до законодавчих норм. Порядок страхування представлений в Методичних рекомендаціях Мінкультури РФ №165-01-39-ВА. Страхова компанія, послугами якої планує скористатися музей, повинна відповідати певним вимогам:

1. Бути російської.
2. Мати ліцензію на здійснення подібної діяльності.
3. Мати самостійно розроблені і затверджені правила страхування культурних цінностей із зазначенням в них умов страхування.

Згідно із законодавством, страхувати музейні експонати в іноземних компаніях категорично заборонено.

Страховка оформляється на весь період проведення виставкового заходу, починаючи від пакування предметів і до їх повернення на постійне місце зберігання. Її головною умовою є повне покриття всіх ризиків.

Тому в полісі необхідно конкретизувати, від чого саме застраховані експонати.

Це можуть бути ризики, пов'язані з військовими діями, страйками, терактами. Варто застрахувати предмети від стихійних лих - землетрусів, вивержень вулканів, повеней та інших.

Крім цього, можна вказати і інші ризики, наприклад, вандалізм, розкрадання, пошкодження і загибель колекції, не підтверджені документально.

Експертна фондово-закупівельна комісія вивчає експонати і супроводжуючі їх документи і встановлює страхову оценк у. Іноді замість страховки використовують держгарантію фінансового забезпечення.

Це можливо в тому випадку, якщо експозиція проводиться за кордоном. Видачу даного документа здійснює уряд приймаючої країни. Рішення про прийняття гарантії замість страховки є компетенцією Міністерства культури РФ.

Наступний крок полягає в отриманні дозволу засновника на передачу музейних експонатів в іншу установу культури. Для вирішення цього питання музей повинен підготувати пакет документів, перелік яких подано в таблиці:

Лист-клопотання повинно містити дані про цілі видачі предметів і терміни, на які вони видаються. У протоколі експертно-закупівельної комісії виступає в якості підтвердження можливості використання колекцій для експонування. У ньому вказують страхову оцінку кожного окремого експоната.

Що стосується протоколу реставраційної ради, то він повинен включати дані про стан музейного матеріалу. Тут має бути зазначено, чи підлягає той або інший музейний експонат транспортуванні і чи можна його демонструвати протягом зазначеного терміну.

Якщо виїзні виставки музеїв включають предмети, виготовлені з дорогоцінних каменів і металів, то дозвіл на їх передачу видає Міністерство культури РФ.

На наступному етапі необхідно зайнятися упаковкою експонатів. Правила упаковки і транспортування представлені в Інструкції №290, затвердженої Мінкультури РФ.

Перед упаковкою реставраційна рада долен провести їх огляд. Також цим може зайнятися і експертна комісія. Згідно з Інструкцією, керівництво упаковкою і розпакуванням є одним з обов'язків реставратора.

Для даної процедури використовується пакувальна тара. Найчастіше для цього використовують ящики, виготовлені з подвійною фанери. Між листами знаходиться пергамент, що значно підвищує їх якість тари.

Крім фанерних стінок, всередині вона повинна бути обклеєна пилонепроникним і вологонепроникним матеріалом. Підходящим варіантом є дерматин або технічна папір на полімерних клеях.

Кришку ні в якому разі не можна кріпити цвяхами, оскільки це може привести до пошкодження упакованих цінностей. Для цього, як правило, використовують болти з шайбами. На кожному ящику має бути маркування у вигляді номера та шифру.

Упакувавши цінності, складають спеціальний документ - пакувальний акт. У ньому вказують перелік всіх предметів, що знаходяться в ящику. Акт складається у двох примірниках, один з яких залишають всередині тари. Для упаковки використовують спеціальний матеріал:

• мікастрічкових або щільну пакувальний папір;
• крафт або гофр-картон;
• повітряно-пухирчатою целофан;
• фланель або байку.

Упаковкою займаються працівники транспортної компанії. Однак це можуть зробити і співробітники фондового або виставкового відділу музею. Контроль за роботою здійснює зберігач або один із співробітників, на якого покладаються дані обов'язки.

Завершальним етапом є видача предметів. Для цього укладається договір про передачу на тимчасове користування. На всі музейні предмети, підготовлені для виїзної виставки, складається акт видачі на тимчасове зберігання. Акт повинен бути завізований і зареєстрований в книзі реєстрації.

Експонати передаються приймаючій стороні на підставі акту прийому предметів на тимчасове зберігання. Запис про нього також вноситься до книги реєстрації актів прийому.

Що стосується транспортування, то вона, як правило, забезпечується установою культури, в якому буде проводитися виставка. В її обов'язки входить замовлення і оплата послуг транспортної компанії. Для перевезення необхідно використовувати тільки закриті фургони.

Супроводжує експонати один із співробітників приймаючої музею. Якщо цим займається головний хранитель, то він може отримувати і супроводжувати предмети без довіреності.

У разі виконання цих обов'язків іншим працівником наявність довіреності є обов'язковим.

По завершенні виїзної виставки приймає музей складає акт прийому після тимчасового зберігання. Всі дані, що містяться в даному документі, повинні бути актуальними.