Автор: О.В. ОЛЕЙНИКОВ | 09 Апреля 2017

О.В. ОЛЕЙНИКОВ, м.Москва, Російська Федерація

З ДОСВІДУ РОБОТИ ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ ПО ПРИЙОМУ І ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СХОРОННОСТІ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ

анотація

У статті висвітлюється актуальна маловивчена тема роботи з електронними документами, їх прийомом в державні архіви, організацією зберігання, обліку та використання. Автор характеризує оригінальний досвід вирішення цих питань в Державному архіві Російської Федерації. Показує, що ГАРФ готовий до комплектування електронними документами, має досвід їх опису. Підкреслює, що більш складним завданням є забезпечення збереження і використання електронних документів, оскільки сучасні технології вимагають адекватного фінансування та наявності фахівців зі знаннями в двох областях - архівної справи та інформаційних технологій. Від вирішення цих завдань залежить збереження сучасної історії Росії.

Ключові слова

Державний архів Російської Федерації (ГАРФ), електронні документи, інформаційні технології, використання електронних документів, система обліку електронних документів

Державний архів Російської Федерації (ГАРФ) отримує електронні документи як від організацій - джерел комплектування архіву, так і в складі особистих фондів.

Робота з вивчення електронних документів почалася в архіві з середини 1990-х рр., А в 2002 р Уряд Російської Федерації поставило перед архівом завдання прийняти станом на 1 січня 2004 р графічні образи переписних листів Всеросійського перепису населення 2002 р .. Забігаючи наперед відзначимо, що прийом цього масиву документів відбувся тільки в 2012 р через відсутність нормативної та методичної бази, а також необхідність переконувати керівництво Держкомстату Росії в тому, що передавати носії потрібно в двох примірниках, що автентичність документо повинна бути якось підтверджена, що архів не збирається приймати ці документи «розсипом». Поки вирішувалися ці та інші подібні питання, ГАРФ готувався до прийому документів на електронних носіях.

В ході нарад за участю представників наукових організацій було прийнято рішення забезпечити безконтактне зберігання і використання цих носіїв. У 2008 г.Росархів з коштів ФЦП «Культура Росії» закупив для архіву два комплекти роботизованих бібліотек - по одному на кожен екземпляр носіїв. Бібліотеки передбачалося встановити за двома адресами. На жаль, затримка з передачею Росстатом носіїв несприятливо позначилася на активації ліцензій на програмне забезпечення, а обидві бібліотеки в результаті були встановлені в будівлі на Бережковській набережній. Зараз в них завантажені графічні образи переписних листів всеросійських переписів 2006 і 2002 рр. в одному екземпляре.Кроме того, графічні образи і їх носії потрібно було описати. З цією метою фахівцями ГАРФ була розроблена система облікових документів з двох елементів - опису електронних справ, документів і засвідчує листа.

У архівного опису зазначаються назва електронного справи, документа, його крайні дати, обсяг і кількість файлів, носій і формати файлів, а також перераховуються файли, складові документ, справа, на якому носії вони розташовані. У нових Правилах організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документах в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях 2015 р дана більш спрощена форма опису, на яку, ймовірно, архів буде переходити. Особливу увагу ГАРФ звертає на правильне складання передмов: вони повинні містити як опис створення, використання і підготовки до передачі на постійне зберігання інформаційних систем, електронних документів, так і їх опис, необхідне для розуміння структури, взаємозв'язків і призначення різних елементів електронного документа.

Засвідчують листи служать для «посвідчення» файлів, складових електронне справу, документ.Оні містять показники: дата внесення останніх змін, обсяг і контрольна сума (використовуються формати md5, sha-1), формат файлу (використовується програмне забезпечення). Засвідчує лист дозволяє підтвердити, що передані в архів файли в процесі зберігання залишаються цілісними і автентичними (до першого конвертації, природно). Використання засвідчують листів пов'язано, в тому числі, і з тим, що у прийнятих або готуються до передачі в ГАРФ електронних документів відсутні електронні підписи.

Проведена до 2008-2009 рр. робота дозволила вже в 2010 р прийняти на державне зберігання графічні образи переписних листів Всеросійської сільськогосподарської опису 2006 року, бази даних державних реєстрів ФГУП «Державна реєстраційна палата при Міністерстві юстиції Російської Федерації», облікову базу даних ФДМ «Фонд взаєморозуміння і примирення». Графічні образи були завантажені в роботизовані бібліотеки.

Електронні документи в відомствах виявляються при вивченні нормативних документів, складанні номенклатур справ, в ході відвідин відомств або під час проведення упорядкування документів в організаціях. Окремо стоять електронні документи, інформаційні системи, виявлені на стадії скасування організації, під час роботи ліквідаційної комісії, а значить, в умовах нестачі часу, фінансування і фахівців на проведення заходів з підготовки таких технологічно складних документів, відібраних на постійне зберігання, до передачі в архів . У підсумку, прийом здійснюється по факту - лише б зберегти те, що є.

У 2013-2014 р спільно з Російським державним архівом кінофотодокументів (РГАКФД) розглядалося питання про прийом на державне зберігання архіву відеоматеріалів з виборів Президента Російської Федерації 4 березня 2012 року - записів веб-камер з виборчих дільниць, Експертно-перевірочна коміссіяРГАКФД прийняла рішення про відмову від включення зазначених відеозйомок до складу Архівного фонду Російської Федерації і від прийому їх на постійне зберігання до архіву через низьку якість записів, малоінформативними ракурсу зйомки, складність уточнення місць проведення зйомок, опису записів і підтвердження статусу документа, при великому обсязі.

Аудіовізуальні документи на машинозчитуваних носіях і відеокасетах були виявлені в скасованих АНО «Оргкомітет« Сочі 2014 », АНО« Спортивне мовлення ». Питання відбору і прийому на державне зберігання записів спортивних заходів Олімпійських ігор 2014 року в м.Сочі був переданий на розгляд РГАКФД, в ГАРФ ж були прийняті і знаходяться в стадії опису так звані «результати інтелектуальної діяльності» (Ріди) - звіти по виконаним контрактами . До їх складу входять фото- і відеодокументи, в тому числі записи передач, зйомки з різних заходів, макети логотипів, сайтів, інформаційні ролики для телебачення і сайтів. В основному, документи записані на оптичні носії, є і жорсткі диски, флешки, аудіо- та відеокасети. Від АНО «Спортивне мовлення» надійшли цифрові фотографії і відеокасети XDCAM HD із записами різних змагань. Основні складності при упорядкуванні цих документів пов'язані з тим, що здебільшого відсутній опис зображених заходів для складання заголовків справ, орієнтуватися доводиться на мітки дисків, назви папок і файлів, уривчасту інформацію на носіях і їх конвертах, боксах. На прикладі фотографій можна відзначити ще одну особливість таких електронних документів - легкість їх створення, що виражається в наявності декількох десятків практично однакових знімків, іноді відрізняються буквально зміщеним на сантиметри ракурсом або тінню.

Найбільш оптимальним варіантом є завчасна підготовка електронних документів до передачі на постійне зберігання, і тут можна виділити Росстат, в якому галузева статистика зберігається і обробляється в електронному вигляді, - питання про підготовку носіїв зі звітами та створенні архівних описів включений в план виробничих робіт Росстату.

ГАРФ з початку 2000-х рр. приймає на зберігання особисті фонди, в числі документів фондів є фотографії, хотілося б особливо звернути увагу на два фонди - № 10094 «Трояновський Марк Антонович, кінодокументаліст, кінооператор, сценарист» і № 10140 «Тьомін Віктор Анатолійович, фотокореспондент, заслужений працівник культури Української РСР» . Ці фонди містять фотографії за 1930-ті - 1980-і рр. з різних аспектів життя СРСР, включаючи світ і війну.

Разом з документами на традиційних носіях, в ГАРФ надходять і електронні, аудіовізуальні документи - представлені відеозаписами. Так, в фонд № 10148 Александрова Григорія Матвійовича, письменника, політв'язня, правозахисника відібрана оцифрована відеозйомка обстеження психічного здоров'я Г.М. Александрова американськими лікарями в 1989 р на 4 носіях DVD, один з яких виявився пошкодженим (частина файлів структури DVD-відео виявилася недоступна), проте безпосередньо відеофайли вдалося зберегти.

В фонд № 10244 «Дніпрова Едуард Дмитрович, державний діяч, академік Російської академії освіти» надійшла електронна відеозапис 2006 до 15-річного ювілею створення Уряду Російської Федерації.

ГАРФ приймає електронних документи на двох примірниках носіїв, в разі, якщо фондообразователей передає в одному екземплярі і у нього немає можливості зробити другий примірник, а також, якщо носії різнорідні і є сумніви в якості носія і запису, силами співробітників архіву створюється необхідна кількість примірників в придатних для довготривалого зберігання носіїв. Основний вид носіїв, що зберігаються в ГАРФ, це DVD.

При прийомі електронних документів проводиться перевірка носіїв на читаність і перевірка файлів на відповідність контрольної сумі, для цього файли копіюються з носія на жорсткий диск, після чого запускається програма звірки контрольних сум. Перевірці підлягають усі носії та файли, крім документів всеросійських переписів - вони перевіряються вибірково, по крайней мере, до виявлення проблем з читаністю. Це пов'язано з великим об'ємом носіїв - від 670 до переписом 2006 р до 1150 - в перепису 2010 р .. В даний час, в ГАРФ вивчається питання про створення одночасно з перевіркою носіїв, що включає створення тимчасової копії файлів, 3 примірника - фонду користування. Випадків виявлення проблемних носіїв, спеціально підготовлених для передачі в ГАРФ, при прийомі ще не було, при зберіганні - так, такі носії з'являються, але це вже тема для наступного виступу. У разі виявлення пошкоджень, носії замінюються або фондообразователем, або перезаписувати з другого екземпляра.

Носії з графічними образами переписних листів зберігаються в двох примірниках окремо - на двох територіях, при цьому на Бережковській набережній документи ВПН-2002 і ВСХП-2006 завантажені в роботизовані бібліотеки, в архівному містечку на Великій Пироговській вулиці вони зберігаються в індивідуальних чохлах в коробах на полицях . Решта носії по іншим фондам передаються до відділу обліку, організуючий їх подальше зберігання.

Як говорилося вище, від ліквідаційних комісій електронні документи, бази даних інформаційних систем надходять в вихідному форматі, оскільки фінансування і часу на їх конвертація не залишається, можуть бути включені дистрибутиви програм і інструкції по їх розгортання і використання. Питання про правомірність використання пропрієтарного програмного забезпечення, ліцензій, виданих відомствам, ще не вирішено. У разі, якщо організація готує електронні документи, бази даних до передачі завчасно, - можливо їх конвертація в узгоджений з ГАРФ формат. Так, в архів надходили бази даних, конвертовані в формати: текст з роздільниками (кожна таблиця в окремому файлі) і MicrosoftAccessВ останньому випадку на зберігання разом з конвертованою версією надійшла і база даних в вихідному форматі. З урахуванням наявного досвіду, співробітники архіву, куратори організацій просять відомства звертати увагу на необхідність заздалегідь готувати електронні документи до передачі на постійне зберігання, розробляти необхідні процедури, передбачати можливість вивантаження даних.

У ГАРФ є також певний досвід поводження кбазе даних зберігаються електронних документів при виконанні запросов.К самим аудіовізуальним електронним документам ще не зверталися.

По-перше, вищезгадана база даних надійшла у вигляді окремих таблиць (текст із роздільниками). З цієї бази даних Державного реєстру проводився пошук інформації, але виконавець не став збирати таблиці в базу даних, пошук результатів не дав. На жаль, не проводилася перевірка, чому пошук був негативним: була відсутня необхідна інформація або потрібно було попередньо зібрати повноцінну базу даних.

По-друге, від ліквідаційної комісії Мінрегіону Росії надійшов Єдиний реєстр (база даних) ліцензій на здійснення діяльності у сфері проектування і будівництва скасованого раніше Федерального агентства по будівництву і житлово-комунальному господарству. Реєстр надійшов на системному блоці в одному екземплярі, йде робота по створенню працюючих копій. Разом з тим, за реєстром вже виконуються соціально-правові питання.

Самою потрібної для архіву виявилася третя база даних, що надійшла в вихідному форматі і конвертована в Access. Обліково-пошукова база даних претендентів і їхніх спадкоємців, які зверталися за отриманням компенсацій ФДМ «Фонд взаєморозуміння і примирення» у вихідному форматі - для неї була створена віртуальна машина - використовується для виконання соціально-правових запитів. Конвертована база даних в форматі Access, яка містить менший обсяг відомостей, знайшла своє застосування після скасування Фонду - на її основі були підготовлені проекти 55 описів, що дозволило істотно скоротити тимчасові і трудові витрати на опис майже півмільйона справ.

На жаль, про досвід використання аудіовізуальних електронних документів, і навіть графічних образів переписних листів, поки розповісти нічого, оскільки до них ще не було звернень.

З виходом останніх правил роботи архівів організацій був завершений етап, на якому ГАРФ звертав увагу Росархіву, ВНІІДАДна необхідність передачі відомствами в державні архіви електронних версій контрольних примірників описів. Зараз зусилля зосереджуються на вдосконаленні науково-довідкового апарату архівів та створенні електронних фондів користування за рахунок передачі в архів разом з документами постійного зберігання їх електронних образів і метаданих з інформаційних систем організацій (систем електронного документообігу, електронних архівів).

В даний час триває робота з вивчення електронних документів в організаціях - джерелах комплектування ГАРФ. В ході останньої паспортизації джерел комплектування архіву в 2015 р ГАРФ попросив відомства відповісти на питання про наявність електронних документів та інформаційних систем постійного зберігання та з особового складу, використання систем електронного документообігу. Відомості збиралися за розробленою архівом формі, 99 організацій підтвердили наявність систем електронного документообігу та / або електронних документів, інформаційних систем. Аналіз відповідей буде представлений на дирекції ГАРФ в грудні поточного 2016 р Очікується подальше надходження електронних документів і в складі особистих фондів.

В цілому, ГАРФ готов до комплектування електронними документами: є Певний досвід по їх Опису и прийому, тім более, что Кількість таких документів в організаціях - джерелах комплектування ГАРФ буде только збільшуватіся. Більш складним завданням є забезпечення схоронності і іспользованія.К жаль, сучасні технології вимагають адекватного фінансування та фахівців зі знаннями в двох областях - архівної справи та інформаційних технологій. Разом з тим, ГАРФ сподівається, що разом-архіви і Росархів - зможуть вирішити ці проблеми і зберегти сучасну історію країни.

Відомості про авторів

Олейников Олег Валентинович, головний спеціаліст Державного архіву Російської Федерації, Російська Федерація, м.Москва, 8-499-240-30-41, 8-499-240-33-72