Новости
  • Тренировка у Guillaume Lorentz, Париж, Франция

    Тренировка у Guillaume Lorentz, Париж, Франция

    Наша ученица Настя Цехмейструк, отдохнув в Париже, совместила приятное с еще более... 
    Читать полностью

  • Adrenaline фестиваль, Киев

    Adrenaline фестиваль, Киев

    6 октября в Киеве прошел фестиваль Adrenaline, который представлял собой отборочный тур... 
    Читать полностью

  • Melpo Melz

    Melpo Melz

    Шведская танцовщица и исполнительница дансхолла  Читать полностью →

Как организовать работу в офисе?

  1. План задач
  2. Доверься своей физиологии
  3. Боритесь с отвлекающими
  4. Держите порядок на столе
  5. Рекомендуемые статьи:
  6. Хотите больше такого вдохновляющего контента?

Работа в офисе требует хорошей организации. Правильная организация рабочего дня в офисе сделает работу легче и эффективнее. Как организовать работу в офисе? Вы можете прочитать об этом в сегодняшней статье. Мы приглашаем вас прочитать! Работа в офисе требует хорошей организации

План задач

Многие люди все еще недооценивают важность планирования задач для качества работы. Это большая ошибка, потому что хороший план является основой для организации работы в офисе. Почему?

Проще говоря, если вы правильно спланируете свой день, ваша работа будет легче. Благодаря планированию вы не будете тратить свое время и силы на размышления о том, с чего начать, и память будет менее загруженной. Планирование дня также поможет вам лучше контролировать свою деятельность. Планирование влияет не только на качество, но и на время работы - очевидно, достаточно выделить только 1% ежедневного рабочего времени на планирование, чтобы сэкономить час на работе.

План задач на каждый день должен состоять из таких элементов, как:

  • цели - результаты, которых вы хотите достичь за определенный период;
  • задачи - список видов деятельности, которые помогут вам достичь ваших целей;
  • приоритеты - определение того, какие из этих задач являются наиболее важными;
  • время, необходимое для выполнения каждой задачи;
  • Срок исполнения - ориентировочное время для выполнения задания.

При планировании также стоит использовать правило 60:40. Правило 60:40 означает, что 60% рабочего времени должно быть запланировано, а оставшиеся 40% должны быть оставлены в резерве для незапланированных вещей (например, дополнительные встречи или задержки в выполнении запланированных задач). Такая гибкость даст вам большую свободу в выполнении конкретных задач. Если возможно, мы также предлагаем группировку задач . Например, если вы встречаетесь со своими подрядчиками в течение половины рабочего дня, постарайтесь спланировать этот день так, чтобы совещания проводились в одной половине дня, а в другой - для других мероприятий. Группировка задач способствует концентрации на работе. В дополнение к ежедневным планам также стоит создавать долгосрочные планы действий , например, еженедельно или ежемесячно. Такое решение учит долгосрочному мышлению и позволяет лучше адаптировать ежедневный график работы к еженедельному или месячному графику.

При создании плана задач (независимо от временного горизонта) также стоит записать отдельные задачи . Если вы перенесете свой план действий на бумагу, вы расслабитесь и уменьшите риск того, что вы забудете что-то сделать. Вы можете сделать это в обычном календаре (бумажном или электронном), а также в компьютерной программе. Техника, однако, является второстепенным вопросом - самое главное, чтобы записать отдельные задачи на всех.

Доверься своей физиологии

При создании плана задач учитывайте также, что стоит адаптировать задачи к физиологии человека . У каждого свой биологический ритм дня, за который бороться не стоит. Тем не менее, вы можете планировать свой день, чтобы приспособить свой рабочий день к своему телу. Как это сделать?

Первое, на что следует обратить внимание, это сопоставить задачи с временем суток . Человеческая деятельность не поддерживается постоянной в течение дня. В большинстве случаев мужчина наиболее эффективен около 10.00-11.00 утра. В следующие три часа эффективность падает примерно вдвое, а затем с 14:00 до 18:00 она остается на чуть более высоком уровне. Резкое падение производительности начинается около 21.00-22.00.

Это не должно быть правилом, потому что у каждого человека свой организм. В этом отношении люди делятся на так называемые жаворонки и совы. Как можно догадаться, жаворонки лучше фокусируются утром, а совы - днем ​​и вечером. Мы рекомендуем вам узнать свое собственное тело и спланировать день так, чтобы самые трудные или трудоемкие задачи выполнялись в наиболее удобное время, и оставляли менее трудоемкую работу на оставшуюся часть дня.

Также очень важно делать перерывы во время работы . Никто не может сосредоточиться на весь день, а работа без перерывов значительно ослабляет качество задач. Поэтому после длительного периода работы (например, через час) сделайте перерыв на несколько или дюжину минут. После такого отдыха вы вернетесь к своим обязанностям с новой энергией и свежим умом.

Боритесь с отвлекающими

Полагаю, у каждого из нас бывает на работе так называемый. отвлекающие, то есть смотреть на Facebook, проверять электронную почту, просматривать новости, смотреть видео на Youtube, читать текстовые сообщения и т. д. Нам часто трудно увидеть, что мы отвлекаемся - кажется, что две минуты, чтобы просмотреть сообщение или проверить электронную почту, не имеют не влияет на качество и темп работы. У них нет двух минут, но если мы посчитаем все эти «две минуты», то получится, что мы отвлекаем даже рабочий день.

Люди пытались бороться с диффузорами по-разному. В 1920-х годах был изобретен даже специальный изолятор - шлем, напоминающий противогаз, с трубкой, соединенной с кислородным баллоном. В настоящее время существуют другие, гораздо более эффективные методы борьбы с диффузорами. К ним относятся:

  • блокировка "привлекательных" сайтов,
  • получать электронную почту только определенное количество раз в течение дня,
  • отключение мобильных телефонов,
  • надевая наушники (благодаря этому говорящие с меньшей вероятностью будут говорить с вами о тривиальных вопросах),
  • на дверь вешают карточку с надписью: «Не входи» и т. д.

Конечно, мы ценим все эти методы, потому что каждый способ борьбы со скаттерами хорош. Однако вы должны знать, что все вышеперечисленные техники потерпят неудачу, если вы не обладаете теми же качествами, которые необходимы для поддержания концентрации - самодисциплиной . Любой, даже лучший метод увеличения концентрации будет работать, только если у вас есть сильное желание использовать его.

Держите порядок на столе

Это еще один важный, хотя и недооцененный элемент, влияющий на хорошую организацию офисной работы. Заказ на стол нужен по нескольким причинам.

  • Повестка дня на столе способствует концентрации . Если у вас есть только те предметы, которые вам нужны, вы сможете лучше сосредоточиться на выполняемых вами задачах.
  • Хороший стол - больше места . Работа на загроможденном столе значительно снижает комфорт работы.
  • Стол - это ваша визитная карточка, а не просто рабочее место . Это может быть не важно для вас, но первое впечатление очень важно для клиента. Вы можете догадаться, что если на вашем столе будут складываться документы, и у клиента возникнут проблемы с визуальным контактом, первое впечатление вряд ли будет лучшим.

Как сохранить порядок на столе? Достаточно соблюдать 4 основных правила.

  1. Уберите ненужные предметы со стола . На столе должны находиться только те вещи, которые вам нужны на данный момент для работы. Все остальные предметы только отвлекают ваше внимание и отвлекают ваши мысли от задачи.
  2. Разделите стол на три зоны . Первая зона - зона непосредственного доступа . Как мы писали в статье о эргономика в офисе должны содержать предметы, необходимые для вашей работы (оборудование, документы, ручки и т. д.). В свою очередь, в зоне, к которой вы имеете доступ сидя, должны быть предметы, необходимые для выполнения текущих задач, которые, однако, достигают реже. Последняя зона - это зона, где вы должны встать со стула . Вы должны найти предметы, которые вы используете наименее часто.
  3. Расставьте предметы на столе так, чтобы пространство было как можно больше . Благодаря этому вы сможете иметь в руке вещи, которые вам нужны, чтобы обеспечить вам больший комфорт.

Подводя итоги: хорошо спланируйте свои задачи, приспособьте свой рабочий день к своей физиологии, сражайтесь с диффузорами и поддерживайте порядок на своем столе. Благодаря этому ваша работа в офисе станет еще более плодотворной и намного проще!

Рекомендуемые статьи:

M. Znajmiecka-Sikora, Планирование задач, или как правильно организовать рабочий день [онлайн], статья доступна по адресу: http://www.cedego.pl/czytelnia2.php?id=46 [access dn. 07.30.2014 г.].
Организация работы: офис [он-лайн], статья доступна по адресу: http://produktywnie.pl/1462/organizacja-pracy-biuro/ [access dn. 07.30.2014 г.].

Хотите больше такого вдохновляющего контента?

Автор: Редакция

Мацей Белак - Лучший и Лучший Редактор. По профессии он историк и политолог, а по увлечению журналист. Его самое большое хобби - джазовая музыка. Кроме того, он любитель русского репортажа и литературы. Он пишет статьи и проводит интервью на портале Corazopol.pl.

Как организовать работу в офисе?
Почему?
Как это сделать?
Как сохранить порядок на столе?
2.php?
Хотите больше такого вдохновляющего контента?
Дансхолл джем в «Помаде»

3 ноября, в четверг, приглашаем всех на танцевальную вечеринку, в рамках которой пройдет Дансхолл Джем!

Клуб Помада: ул. Заньковецкой, 6
Вход: 40 грн.

  • 22 апреля намечается Dancehall Party в Штанах!
    22 апреля намечается Dancehall Party в Штанах!

    Приглашаем всех-всех-всех на зажигательную вечеринку «More... 
    Читать полностью